O que é?

A Gestão de Processos é uma Governança Corporativa aplicada pela Organização que busca a otimização e a melhoria contínua dos seus processos de negócio, assegurando o comprometimento e a integração entre as Unidades de Negócio.

A Compass International auxilia na busca por melhores resultados a partir da mínima utilização de recursos, atendendo as necessidades e expectativas das partes interessadas.

Serviços:

- Escritórios de Processos

Estabelecimento de uma Unidade Organizacional que visa centralizar as iniciativas corporativas relacionadas à gestão por processos.

A Compass International pode ajudar sua organização instituindo sistemas, metodologias, padrões e normas internas, de forma a promover a integração e a comunicação entre as diferentes Unidades de Negócio envolvidas nos processos gerenciados.

- Avaliação de Maturidade em Processos

A Avaliação é um Diagnóstico de Maturidade das práticas relacionadas à Gestão de Processos em um ambiente organizacional.

A Compass International pode auxiliar através da aplicação de modelos conceituais que permitem identificar o grau de conhecimento que uma Organização possui com relação aos seus processos de negócios.

- Mapeamento e Revisão de Processos

O Mapeamento e a Revisão de Processos auxiliam no entendimento das dimensões estruturais do fluxo de trabalho atual nas Organizações e provê alternativas de melhorias nos processos existentes, objetivando aumentar a performance do negócio.

A Compass International identifica e analisa fatores críticos para a eficiência e eficácia do processo, tais como: tarefas de baixo valor agregado; gargalos operacionais; retrabalhos; falhas de integração; complexidade da operação; alto nível de custos; ineficiente utilização de recursos; dentre outros.

- Indicadores de Desempenho para Processos

Indicadores estratégicos são parâmetros de medida que refletem o desempenho da Organização.

Considerando os objetivos estratégicos estabelecidos, a Compass International pode auxiliar também na tomada de decisão baseada no desempenho da Organização.

- Desenho e Documentação de Processos

O Desenho de Processo é composto por modelos gráficos que caracterizam a lógica seqüencial das atividades que compõem os processos nos seus diversos níveis de detalhe e como os principais componentes dos processos estão inseridos nesta sistemática.

A Compass International pode auxiliar nas iniciativas de modelagem de processos, utilizadas para complementar as propriedades e características dos modelos gráficos estabelecidos.

Benefícios

- Escritórios de Processos

- Assegura e institucionaliza a gestão por processos na Organização

- Integra e centraliza as diversas iniciativas de BPM na Organização

- Mantém processos, padrões, procedimentos e manuais atualizados

- Desenvolve e implementa metodologias, padrões, técnicas e ferramentas para gestão de processos

- Acompanha e monitora o desempenho dos processos através de indicadores

- Provê melhoria contínua

- Avalia e incorpora melhores práticas

- Realiza aculturamento e dissemina conhecimentos de conceitos e técnicas de BPM

- Avaliação de Maturidade em Processos

- Aumento na agilidade das respostas às necessidades organizacionais

- Compartilhamento de conhecimentos

- Soluções personalizadas para necessidades específicas

- Ajuda na tomada de decisões empresariais

- Economia de tempo através do foco nas altas prioridades

- Mapeamento e Revisão de Processos

- Melhor entendimento dos processos

- Redução de custos no desenvolvimento de produtos e serviços

- Diminuição das falhas de integração entre sistemas

- Melhora do desempenho da organização

- Indicadores de Desempenho para Processos

- Diminuição de gargalos operacionais

- Melhor utilização de recursos

- Redução de custos de produtividade

- Desenho e Documentação de Processos

- Manutenção da base de conhecimento dos processos de negócio

- Padronização da representação de processos e procedimentos

- Maior rapidez na descrição de processos

- Facilidade no entendimento e leitura

- Facilidade de localização e identificação de aspectos importantes

Experiências

Mapeamento e Revisão de Processos

Transpetro

Desafio:

Incorporar o modelo de gestão por processos baseado em Cadeia de Valor e associar os processos já mapeados na Organização a essa nova estrutura, passando da abordagem Funcional (vertical) para a abordagem por Processos (horizontal).

Metodologia:

- Estruturação de Metodologia para modelagem de Processos baseada no modelo horizontal de estruturação de processos, respeitando as boas práticas de mercado, os conceitos de BPMN (Business Process Modeling Notation) e EPC (Event Driven Process Chain), além do cenário presente na Organização;

- Levantamento e consolidação de atribuições associadas às Unidades Organizacionais;

- Levantamento, consolidação e análise dos processos que foram modelados anteriormente através da abordagem funcional (vertical);

- Estruturação de novo modelo de Cadeia de Valor para a Transpetro considerando a abordagem por processos e as prerrogativas do modelo de Cadeia de Valor proposto pelo DSG da Petrobras. A Cadeia de Valor da Transpetro deveria estar alinhada com os objetivos e as diretrizes estratégicas da Organização e com os processos já modelados anteriormente.

Resultado Final:

- Modelo de Cadeia de Valor, com definição dos macro processos, seus respectivos gestores e associação dos processos já existentes à nova estrutura;

- Modelo conceitual para gestão, modelagem e controle de processos a ser utilizado em todas as iniciativas relacionadas ao assunto na Organização;

- Controle para os mais de 600 processos mapeados correlacionando as gerências (e suas atribuições) que atuavam nos mesmos;

- Estruturação de plano de ação para implantação de todos os processos na ferramenta ARIS, respeitando o novo modelo de gestão proposto.

Cemig

Desafio:

Mapeamento de Processos da Alta e Média Tensão e implantação do PMO na Expansão da Alta Tensão

A partir do momento que os órgãos regulatórios mudaram a forma de aprovação dos empreendimentos do sistema elétrico, a CEMIG teve sua principal restrição alterada do capital (investimento) para o prazo de realização, em função de ineficiência internas, dificuldades como empresa estatal, e capacidade de atendimento por parte dos fornecedores de serviços existentes.

Metodologia:

O trabalho foi desenvolvido a partir da definição do Mapa de Processos da CEMIG definido até o nível de atividades, permitindo o redesenho dos processos, visando maior eficiência operacional, redução de gaps e sombreamentos entre atividades. O quadro de profissionais foi avaliado e nova proposta de distribuição dos recursos realizada.

Na fase seguinte, foram definidas a metodologia de gerenciamento de Projetos, Portfólio, e os serviços e a constituição do Escritório de Projetos.

O projeto foi tratado de acordo com o seguinte ciclo de vida:

- Fase 1 – Levantamento de Informações

- Fase 2 – Mapeamento de Processos

- Fase 3 – Diagnóstico e Redesenho dos Processos

- Fase 4 – Definição de divulgação de metodologia de Gerenciamento de Projetos

- Fase 5 – Definição de divulgação de metodologia de Gerenciamento de Portfólio

- Fase 6 – Definição e implantação do Escritório de Gerenciamento de Projetos

Resultado Final:

- Processos mapeados e proposta de redesenho;

- Metodologia de gestão de projetos, programas, e portfólio;

- Atividades e forma de atuação do PMO Executivo;

- Treinamento Operacional que foi apresentado aos gestores dos projetos e programas da CEMIG;

- Documentos padrões desenvolvidos para suportar a metodologia criada;

- Documentos padrões preenchidos com dados dos projetos durante a fase de operação assistida do projeto.

Indicadores de Desempenho para Processos

Casa de Saúde São José (CSSJ)

Desafio:

Conduzir as tarefas que resultarão na identificação dos Indicadores de Desempenho que irão possibilitar um acompanhamento histórico das atividades dos setores e/ou processos de negócio da CSSJ.

Metodologia:

- Definições iniciais e elaboração dos formulários e processos necessários para adequada gestão dos Indicadores de Desempenho;

- Realização de Workshops para treinamento, identificação e formalização dos Indicadores de Desempenho;

- Compilação e ajustes do material levantado nos Workshops;

- Definição do modelo de reporte para Indicadores de Desempenho;

- Definição do Plano Detalhado de Implementação;

- Operação Assistida para coleta dos Indicadores de Desempenho e geração do primeiro relatório.

Resultado Final:

- Formulários e processos definidos para a documentação dos Indicadores de Desempenho identificados pelas áreas;

- Modelos de planilhas para acompanhamento histórico dos Indicadores de Desempenho;

- Modelo de reporte final dos Indicadores de Desempenho (relatório) considerando seu acompanhamento histórico e apresentação através de gráficos.

Ponto Frio

Desafio:

Identificar oportunidades de melhorias nos processos de apoio e suporte à área de vendas da empresa.

Metodologia:

- Levantamento de informações e mapeamento da situação atual dos processos através de entrevistas e análise de documentação pertinente;

- Análise dos processos mapeados para identificação de pontos críticos e proposições de melhorias;

- Redesenho dos processos respeitando a estrutura organizacional vigente da empresa.

Resultado Final:

Relatório contendo as oportunidades de melhoria identificadas e recomendações de ações, com sugestões por processo.

Yamana

Desafio:

Desenho da Arquitetura Organizacional, considerando uma nova Estrutura Organizacional, o Mapa Geral de Processos e a lista de Funções e Atribuições de cada unidade organizacional. Complementando o Modelo de Gestão também desenvolveu-se uma Agenda Corporativa que integra controles de resultados organizacionais, de processos e de projetos.

Metodologia:

O trabalho foi desenvolvido a partir da definição da Cadeia de Valor da Yamana e do posterior desenvolvimento de alternativas para a Estrutura Organizacional, e suas premissas para o crescimento da organização nos próximos anos. Para o desenvolvimento da nova Estrutura Organizacional, foram realizadas entrevistas com os principais executivos além de gerentes e alguns coordenadores de áreas chave. Como resultado foram desenvolvidas três alternativas de Estruturas Organizacionais que representavam diferentes premissas de operação e cenários estratégicos para a Yamana. Tais alternativas serviram de base para o desenvolvimento da Estrutura Organizacional aprovada.

Com base na nova Estrutura Organizacional e nos Processos de Negócios desenvolveu-se uma Matriz de Responsabilidades que serviu de base para definição clara de funções e atribuições. Em seguida desenvolveu-se uma Agenda Corporativa baseada em premissas de controle corporativo.

Resultado Final:

Todos os resultados do trabalho foram desenvolvidos em ferramentas tecnológicas que permitiram a posterior publicação na intranet da Yamana Gold, facilitando a comunicação e posterior atualização em função de novas mudanças.

Como principais produtos foram entregues:

- Cadeia de Valor incluindo Macro Processos, Processos e Sub-processos, considerando-se: Descrição e atribuições; Áreas envolvidas; Indicadores de Desempenho.

- Estrutura Organizacional detalhando: unidades organizacionais, funções e atribuições; e responsabilidade sobre processos.